วิธีดำเนินการกำหนดแนวปฏิบัติในการกำกับดูแล
การเผยแพร่ข่าวสารการประกาศประกวดราคา

                มติคณะรัฐมนตรี แจ้งตามหนังสือสำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ที่ นร 0202 /ว 1 ลงวันที่ 3 มกราคม 2537 เรื่องมาตรการป้องกันหรือลดโอกาสในการสมยอมกันในการเสนอราคา เห็นชอบในหลักการตามมาตรการที่สำนักงานตรวจเงินแผ่นดินเสนอ โดยให้ส่วนราชการถือปฏิบัติจนถึงปัจจุบัน ซึ่งต่อมาบางมาตรการได้มีการผ่อนปรนให้กับผู้รับจ้างเนื่องจากเกิดภาวะวิกฤติทางเศรษฐกิจ มาตรการดังกล่าวสามารถป้องกันการสมยอมในการเสนอราคาได้ในระดับหนึ่ง แต่ยังปรากฎเป็นข่าวคราวอยู่เสมอประการหนึ่งว่ายังมีการพยายามปิดกั้นข่าวการประกวดราคาไม่ให้แพร่หลาย ซึ่งแน่นอนการที่จะสามารถดำเนินการปิดข่าวได้ก็ต้องมีเจ้าหน้าที่ของรัฐที่เกี่ยวข้องในส่วนต่าง ๆ ให้ความร่วมมือ

                สำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน ได้ตระหนักถึงความสำคัญของเรื่องนี้ จึงได้กำหนดมาตรการให้สำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน เป็นแหล่งเผยแพร่ข่าวการประกวดราคาการจัดซื้อจัดจ้างของส่วนราชการและรัฐวิสาหกิจต่าง ๆ ถึงแม้ระเบียบพัสดุจะไม่ได้กำหนดให้สำนักงานตรวจเงินแผ่นดินต้องเผยแพร่ก็ตาม ทั้งนี้เพราะ สำนักงานตรวจเงินแผ่นดินมีศักยภาพที่จะดำเนินการเรื่องนี้ได้เนื่องจากมีสำนักงานตั้งอยู่ในส่วนกลางและทุกส่วนภูมิภาคของประเทศ และได้ประชาสัมพันธ์ให้สื่อมวลชนทราบ โดยกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารการประกวดราคาที่ส่วนราชการและรัฐวิสาหกิจส่งมาให้สำนักงานตรวจเงินแผ่นดินตามระเบียบ มาตรการดังกล่าวได้กำหนดหลักเกณฑ์การรับและการปิดประกาศเผยแพร่ข่าวการประกวดราคาไว้อย่างชัดเจน รัดกุม เป็นไปในแนวทางเดียวกัน และโปร่งใส สามารถตรวจสอบได้ หากมีเจ้าหน้าที่ของสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินผู้หนึ่งผู้ใดมีเจตนาไม่บริสุทธิ์ ปรากฏว่าได้ผลอย่างดียิ่ง ซึ่งสิ่งหนึ่งที่แสดงให้เห็นอย่างชัดเจน คือ มีการพยายามปิดกั้นการเผยแพร่ข่าวการประกวดราคาที่ส่งมาให้สำนักงานตรวจเงินแผ่นดินทุกรูปแบบภายในระยะเวลาประมาณ 1 ปี ที่ดำเนินการเกี่ยวกับเรื่องนี้ สำนักงานตรวจเงินแผ่นดินได้รับรายงานปัญหาอุปสรรคหลายกรณี ดังนี้

แสดงให้เห็นถึงจุดอ่อนในการควบคุมขั้นตอนในการดำเนินการเกี่ยวกับการประกาศประกวดราคาของส่วนราชการและรัฐวิสาหกิจที่ไม่มีระบบที่สามารถควบคุมตรวจสอบที่ชัดเจนเช่นเดียวกันกับการรับและการปิดประกาศประกวดราคาของสำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน

                สำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน ได้พิจารณาแล้วเห็นว่า เพื่อให้ส่วนราชการหรือหน่วยงานต่าง ๆ มีการจัดระบบการบริหารจัดการเกี่ยวกับขั้นตอนการประกาศประกวดราคาให้ชัดเจน โปร่งใส เป็นแนวทางเดียวกันทุกส่วนราชการหรือหน่วยงาน ตลอดจนหน่วยงานที่เป็นสื่อในการรับและจัดส่งเอกสารการประกวดราคา คือ การสื่อสารแห่งประเทศไทย เพื่อให้สามารถควบคุมตรวจสอบได้ทุกขั้นตอนในระหว่างการเดินทางของเอกสารดังกล่าว โดยการจัดประชุมส่วนราชการหรือทุกหน่วยงานที่มีการจัดซื้อจัดจ้างเป็นจำนวนเงินมาก ๆ รวมทั้งการสื่อสารแห่งประเทศไทย กรมประชาสัมพันธ์ องค์การสื่อสารมวลชนแห่งประเทศไทย เพื่อกำหนดหลักเกณฑ์ในการจัดทำแนวทางปฏิบัติในการบริหารจัดการการประกาศประกวดราคา

                ข้อเสนอของสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินครั้งนี้ มีวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้

                1. เพื่อให้ส่วนราชการหรือหน่วยงานต่าง ๆ มีระบบการควบคุมภายในเกี่ยวกับการดำเนินการและการจัดส่งเอกสารการประกวดราคาให้เป็นไปในรูปแบบเดียวกัน มีผู้รับผิดชอบชัดเจนทุกขั้นตอน สร้างความโปร่งใส และทำให้เกิดการกำกับดูแลที่ดี (Good Governance) ซึ่งจะลดโอกาสการกระทำทุจริตโดยการปิดกั้นข้อมูลการประกวดราคาเพื่อให้รู้กันอยู่ในเฉพาะกลุ่ม

                2. เพื่อเสริมมาตรการการป้องกันการสมยอมกันในการเสนอราคา รวม 8 มาตรการที่สำนักงานตรวจเงินแผ่นดินเคยนำเสนอและได้รับความเห็นชอบจากคณะรัฐมนตรีให้ส่วนราชการถือปฏิบัติ

                3. ให้ผู้บริหารของส่วนราชการหรือหน่วยงานต่าง ๆ มีความสำนึกและมีความรับผิดชอบเกี่ยวกับเอกสารการประกวดราคา

                4. เพื่อให้ประกาศประกวดราคาได้มีการเผยแพร่อย่างกว้างขวาง เป็นไปตามเจตนารมย์ของระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการพัสดุ หรือระเบียบพัสดุของหน่วยงานอื่น

                5. เพื่อให้การประกวดราคามีการแข่งขันกันอย่างเสรี ตามรัฐธรรมนูญฉบับปัจจุบันมาตรา 87 ซึ่งกำหนดว่า “รัฐต้องสนับสนุนระบบเศรษฐกิจแบบเสรีโดยอาศัยกลไกตลาด กำกับดูแลให้มีการแข่งขันอย่างเป็นธรรม คุ้มครองผู้บริโภค ฯลฯ ” ทำให้มีโอกาสได้คัดเลือกผู้ประกอบการที่ดีได้และในราคาที่เป็นธรรม เกิดความเป็นธรรมในสังคมธุรกิจ

                1. สำนักงานตรวจเงินแผ่นดินจัดการประชุมผู้แทนหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง คือ กรมทางหลวง กรมชลประทาน กรมโยธาธิการ สำนักงานเร่งรัดพัฒนาชนบท การไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศไทย กรุงเทพมหานคร องค์การบริหารส่วนตำบล สำนักงานเทศบาล กรมการปกครองในฐานะดูแลหน่วยงานส่วนท้องถิ่น การสื่อสารแห่งประเทศไทย องค์การสื่อสารมวลชนแห่งประเทศไทย กรมประชาสัมพันธ์ สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี สำนักงานคณะกรรมการ ป.ป.ป. สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย สมาคมนักบริหารพัสดุแห่งประเทศไทย สมาคมอุตสาหกรรมก่อสร้างไทย และนายจินตนา ชื่นศิริ รองเลขาธิการพระราชวังซึ่งเป็นที่ปรึกษาด้านการพัสดุสำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน

               2. ร่วมกันกำหนดรูปแบบหลักเกณฑ์ หรือแนวทางปฏิบัติในการบริหารจัดการเกี่ยวกับประกาศประกวดราคาให้มีการควบคุมดูแล มีผู้รับผิดชอบ การจัดส่งให้หน่วยงานตามระเบียบให้ถูกต้อง ชัดเจน สามารถตรวจสอบได้ และมีการกำหนดโทษที่เหมาะสม

                      3. เมื่อได้หลักเกณฑ์หรือแนวทางปฏิบัติตามข้อ 2 แล้ว ให้นำเสนอคณะรัฐมนตรีเพื่อให้ส่วนราชการหรือหน่วยงานต่าง ๆ ถือปฏิบัติโดยเคร่งครัด

                เพื่อให้ประกาศประกวดราคาได้มีการเผยแพร่อย่างกว้างขวาง โดยไม่มีการปิดกั้นซึ่งเป็นส่วนหนึ่งในการป้องกันการสมยอมกันในการเสนอราคา (ฮั้ว) จึงจำเป็นต้องกำหนดแนวปฏิบัติให้ชัดเจน รัดกุม โปร่งใส สามารถตรวจสอบได้และมีผู้รับผิดชอบทุกขั้นตอน โดยกำหนดแนวปฏิบัติแยกตามหน่วยงาน ที่เกี่ยวข้องกับการเผยแพร่ข่าว คือ หน่วยงานที่ออกประกาศประกวดราคา หน่วยงานที่ทำหน้าที่รับฝากและนำส่งประกาศประกวดราคา (การสื่อสารแห่งประเทศไทย) และหน่วยงานที่มีหน้าที่เผยแพร่ ดังนี้

                   1.1 ให้หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุหรือผู้ได้รับการแต่งตั้งจากหัวหน้าหน่วยงานให้ทำหน้าที่ หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ มีหน้าที่รับผิดชอบควบคุมดูแลและจัดทำประกาศประกวดราคาให้มากพอสำหรับการปิดประกาศประกวดราคา และการจัดส่งตามระเบียบพัสดุ แล้วส่งมอบคู่ฉบับหรือสำเนาให้ผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคาที่ได้รับการแต่งตั้งลงชื่อรับมอบในต้นฉบับก่อนการปิดประกาศประกวดราคา

                    1.2 ให้ผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา บันทึกรายการลงในทะเบียนประกาศประกวดราคา (ตามแบบแนบท้าย 1) ทันทีในวันที่ได้รับคู่ฉบับหรือสำเนาประกาศประกวดราคานั้น ทุกประกาศประกวดราคา แล้วบันทึกเลขลำดับที่ตามทะเบียนประกาศประกวดราคาไว้ด้านบนประกาศประกวดราคาฉบับที่จะปิดประกาศ
              การดำเนินการตามข้อ 1.1 และ 1.2 ให้กระทำ ให้แล้วเสร็จภายในวันเดียวกับวันที่ออกประกาศประกวดราคาหรืออย่างช้าภายในวันทำการถัดไป ทั้งนี้ต้องมีระยะเวลาเผยแพร่ก่อนการให้หรือขายเอกสารประกวดราคาไม่น้อยกว่า 7 วันทำการ

          2. การปิดและปลดประกาศประกวดราคา

               2.1  การปิดประกาศประกวดราคา

                  2.1.1 ผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา ตามข้อ 1   ส่งมอบประกาศประกวดราคาฉบับที่บันทึกเลขลำดับที่กำกับให้ผู้ปิดประกาศประกวดราคาและพยานบุคคลตามที่ได้รับการแต่งตั้งทันทีในวันที่บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา โดยให้ผู้ปิดประกาศประกวดราคาพร้อมพยานบุคคลดังกล่าว ดำเนินการดังนี้

• ลงชื่อและวันเดือนปีรับมอบในทะเบียนประกาศประกวดราคา
• ลงชื่อและวันเดือนปีที่ปิดประกาศกำกับไว้ด้านบนประกาศประกวดราคาฉบับที่จะนำไปปิดประกาศ
• นำประกาศประกวดราคาไปปิดประกาศในตู้ปิดประกาศประกวดราคา
• หลังจากปิดประกาศแล้วตรวจสอบให้แน่ชัดว่าตู้ปิดประกาศประกวดราคาใส่กุญแจเรียบร้อยและไม่สามารถเปิดออกได

                การดำเนินการดังกล่าวให้กระทำให้แล้วเสร็จภายในวันเดียวกับวันที่ได้รับประกาศประกวดราคาจากผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา หรืออย่างช้าภายในวันทำการถัดไป ทั้งนี้ให้กระทำก่อนการให้หรือขายเอกสารประกวดราคาไม่น้อยกว่า 7 วันทำการ
                ทั้งนี้ให้ผู้ปิดประกาศประกวดราคาเป็นผู้รักษากุญแจตู้ปิดประกาศประกวดราคา และจัดทำหลักฐานการรับ-ส่งมอบกุญแจตู้ปิดประกาศประกวดราคา กับผู้ปลดประกาศประกวดราคา
                หากหน่วยงานเห็นสมควรจัดส่งประกาศประกวดราคาไปเผยแพร่ ณ ที่ทำการสาขาหรือหน่วยงานต้นสังกัดด้วยก็ให้กระทำได้

                2.1.2   ให้หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุตรวจสอบการปิดประกาศประกวดราคาภายในระยะเวลาที่ปิดประกาศ และจัดทำบันทึกไว้เป็นหลักฐาน แล้วรายงานหัวหน้าส่วนราชการเพื่อพิจารณาดำเนินการ

               2.2   การปลดประกาศประกวดราคา

                หลังจากวันเปิดซองประกวดราคาแล้ว ให้ผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคาพร้อมพยานบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งขอรับกุญแจตู้ปิดประกาศประกวดราคาจากผู้ปิดประกาศประกวดราคา ตามข้อ 2.1.1 วรรคสาม โดยลงชื่อและวันเวลารับมอบไว้ในหลักฐาน แล้วปลดประกาศประกวดราคา แต่ละฉบับ พร้อมลงชื่อและวันเดือนปีที่ปลดประกาศประกวดราคากำกับไว้ด้านล่างประกาศประกวดราคาที่ปลด และในทะเบียนประกาศประกวดราคา หลังจากปลดประกาศประกวดราคาเรียบร้อยแล้ว ให้ส่งมอบกุญแจตู้ปิดประกาศประกวดราคาให้ผู้ปิดประกาศประกวดราคา พร้อมลงชื่อและวันเวลาไว้ในหลักฐาน
                ทั้งนี้ ผู้ปิดประกาศและผู้ปลดประกาศออก จะต้องมิใช่บุคคลเดียวกัน และจะต้องมิใช่บุคคลที่เป็นพยานในแต่ละกรณีด้วย

            3. การส่งประกาศประกวดราคาให้หน่วยงานที่มีหน้าที่เผยแพร่ตามระเบียบ

                จัดให้มีซองประกาศประกวดราคาที่มีลักษณะพิเศษ (ตามแบบแนบท้าย 2)

                3.1 กรณีหน่วยงานที่ออกประกาศประกวดราคาเป็นผู้จัดส่งโดยตรง

                    3.1.1 เมื่อผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา บันทึกรายการตามข้อ 1.2 เรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการดังนี้

• บันทึกรายการนำส่งในสมุดส่งหนังสือหรือใบรับหนังสือ
• จัดเตรียมซองประกาศประกวดราคาพร้อมประกาศประกวดราคาและเอกสารประกวดราคาแล้วแต่กรณี และจ่าหน้าซอง
• บรรจุประกาศประกวดราคาและเอกสารประกวดราคาแล้วแต่กรณี ใส่ซองและปิดผนึกต่อหน้าผู้นำส่งประกาศประกวดราคาที่ได้รับการแต่งตั้ง
• ส่งมอบซองประกาศประกวดราคาพร้อมสมุดส่งหนังสือหรือใบรับหนังสือให้ผู้นำส่งประกาศประกวดราคาลงชื่อรับในทะเบียนประกาศประกวดราคา

                    3.1.2 ผู้นำส่งประกาศประกวดราคานำส่งโดยให้ผู้รับ ณ หน่วยงานปลายทางลงลายมือชื่อ พร้อมระบุชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง และวันเวลาในสมุดส่งหนังสือหรือใบรับหนังสือให้ครบถ้วน แล้วส่งมอบสมุดส่งหนังสือหรือใบรับหนังสือให้ผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคาเก็บรักษา
                    การดำเนินการตามข้อ 3.1.1 และ 3.1.2 ให้กระทำให้แล้วเสร็จภายในวันเดียวกับวันที่บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา หรืออย่างช้าภายในวันทำการถัดไป ทั้งนี้ให้กระทำก่อนการให้หรือขายเอกสารประกวดราคาไม่น้อยกว่า 7 วันทำการ
                    3.1.3 ให้ผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคาตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของสมุดส่งหนังสือหรือใบรับหนังสือ หากไม่ถูกต้องให้รายงานหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุเพื่อพิจารณาดำเนินการ

                3.2   กรณีหน่วยงานที่ออกประกาศประกวดราคาเป็นผู้จัดส่งทางไปรษณีย์

                    3.2.1 เมื่อผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา บันทึกรายการตามข้อ 1.2 เรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการดังนี้

• จัดทำใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน (ตามแบบแนบท้าย 3) พร้อมสำเนา
• จัดเตรียมซองประกาศประกวดราคาพร้อมประกาศประกวดราคาและเอกสารประกวดราคาแล้วแต่กรณี และจ่าหน้าซอง
• บรรจุประกาศประกวดราคาและเอกสารประกวดราคาแล้วแต่กรณี ใส่ซองและปิดผนึกต่อหน้าผู้นำส่งประกาศประกวดราคาที่ได้รับการแต่งตั้ง
• ส่งมอบซองประกาศประกวดราคาพร้อมใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน ให้ผู้นำส่งประกาศประกวดราคาลงชื่อรับในทะเบียนประกาศประกวดราคา

                    3.2.2 ผู้นำส่งประกาศประกวดราคาจัดส่งให้ที่ทำการไปรษณีย์ โดยลงลายมือชื่อ ผู้นำส่งประกาศประกวดราคาและพนักงานรับฝากพร้อมกัน ทั้งนี้ให้ระบุชื่อ นามสกุล และวันเวลาให้ครบถ้วน ทั้งต้นฉบับและสำเนาใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน แล้วผู้นำส่งประกาศประกวดราคารับมอบสำเนาใบนำส่งดังกล่าวมาส่งมอบให้ ผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคาเก็บรักษา
                    การดำเนินการตามข้อ 3.2.1 และ 3.2.2 ให้กระทำให้แล้วเสร็จภายในวันเดียวกับวันที่บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา หรืออย่างช้าภายในวันทำการถัดไป ทั้งนี้ให้กระทำก่อนการให้หรือขายเอกสารประกวดราคาไม่น้อยกว่า 7 วันทำการ
                    3.2.3 ในกรณีที่ต้องการขอถอนคืน แก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงจ่าหน้า ที่ฝากส่งกับเจ้าหน้าที่ไปรษณีย์ไว้แล้ว ให้หน่วยงานทำหนังสือถึงหัวหน้าที่ทำการไปรษณีย์ที่ฝากส่ง แล้วมอบให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการฝากส่งดำเนินการดังนี้

• ติดต่อ ณ ที่ทำการไปรษณีย์เพื่อขอถอนคืนหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลงจ่าหน้า โดยแสดงหลักฐานประจำตัว สำเนาใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน (ฉบับเดิม) และตัวอย่างจ่าหน้าที่ต้องการขอถอนคืน แก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงจ่าหน้า
• ตรวจสอบการบันทึกการขอถอนคืน แก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงจ่าหน้า ในใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน (ฉบับเดิม) ทั้งต้นฉบับและสำเนาพร้อมการลงลายมือชื่อ ระบุชื่อ นามสกุล และวันเวลาของเจ้าหน้าที่ไปรษณีย์ว่าถูกต้องครบถ้วน หรือไม่
• รับมอบสำเนาใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน (ฉบับเดิม) ที่บันทึกการแก้ไขแล้วและซองที่ขอถอนคืน(ถ้ามี) จากเจ้าหน้าที่ไปรษณีย์
• ส่งมอบสำเนาใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน (ฉบับเดิม) ที่บันทึกการแก้ไขแล้วและซองที่ขอถอนคืน(ถ้ามี) ให้ผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา

                    3.2.4 ให้ผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคาตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของสำเนาใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือนตามข้อ 3.2.2 และ 3.2.3 หากไม่ถูกต้องให้รายงานหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุเพื่อพิจารณาดำเนินการ

                3.3 กรณีสารบรรณกลางเป็นผู้จัดส่งโดยตรง

                    3.3.1 เมื่อผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา บันทึกรายการตามข้อ 1.2 เรียบร้อยแล้ว ให้ส่งมอบประกาศประกวดราคาที่จะจัดส่งให้หน่วยงานที่มีหน้าที่เผยแพร่ตามระเบียบ แก่ ผู้รับประกาศประกวดราคาในหน่วยสารบรรณกลางที่ได้รับแต่งตั้ง (หรือ ผู้รับประกาศประกวดราคาในหน่วยงานธุรการหรือหน่วยงานอื่นที่ได้รับการแต่งตั้ง สำหรับหน่วยงานในภูมิภาค) ทันทีในวันที่บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา โดยให้ลงชื่อรับมอบในทะเบียนประกาศประกวดราคา
                    3.3.2 ผู้รับประกาศประกวดราคาในหน่วยสารบรรณกลาง (หรือ ผู้รับประกาศประกวดราคาในหน่วยงานธุรการหรือหน่วยงานอื่น สำหรับหน่วยงานในภูมิภาค) ดำเนินการดังนี้

• ลงทะเบียนหนังสือส่ง
• บันทึกรายการนำส่งในสมุดส่งหนังสือหรือใบรับหนังสือ
• จัดเตรียมซองประกาศประกวดราคาพร้อมประกาศประกวดราคาและเอกสารประกวดราคาแล้วแต่กรณี และจ่าหน้าซอง
• บรรจุประกาศประกวดราคาและเอกสารประกวดราคาแล้วแต่กรณี ใส่ซองและปิดผนึกต่อหน้าผู้นำส่งประกาศประกวดราคาที่ได้รับการแต่งตั้ง
• ส่งมอบซองประกาศประกวดราคาพร้อมสมุดส่งหนังสือหรือใบรับหนังสือให้ผู้นำส่งประกาศประกวดราคาลงชื่อรับในทะเบียนหนังสือส่ง

                    3.3.3 ผู้นำส่งประกาศประกวดราคานำส่งโดยให้ผู้รับ ณ หน่วยงานปลายทาง ลงลายมือชื่อ พร้อมระบุชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง และวันเวลาในสมุดส่งหนังสือหรือใบรับหนังสือให้ครบถ้วนแล้วส่งมอบสมุดส่งหนังสือหรือใบรับหนังสือให้หัวหน้าหน่วยสารบรรณกลาง (หรือ หัวหน้าหน่วยงานธุรการ สำหรับหน่วยงานในภูมิภาค) เก็บรักษา
                    การดำเนินการตามข้อ 3.3.2 และ 3.3.3 ให้กระทำให้แล้วเสร็จภายในวันที่ได้รับประกาศประกวดราคาจากผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา หรืออย่างช้าภายในวันทำการถัดไป ทั้งนี้ให้กระทำก่อนการให้หรือขายเอกสารประกวดราคาไม่น้อยกว่า 7 วันทำการ
                    3.3.4 ให้หัวหน้าหน่วยสารบรรณกลาง (หรือ หัวหน้าหน่วยงานธุรการ สำหรับหน่วยงานในภูมิภาค) ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของสมุดส่งหนังสือหรือใบรับหนังสือกับทะเบียนหนังสือส่ง หากไม่ถูกต้องให้รายงานหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุเพื่อพิจารณาดำเนินการ

                3.4 กรณีสารบรรณกลางเป็นผู้จัดส่งทางไปรษณีย์

                    3.4.1 เมื่อผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา บันทึกรายการตามข้อ 1.2 เรียบร้อยแล้ว ให้ส่งมอบประกาศประกวดราคาที่จะจัดส่งให้หน่วยงานที่มีหน้าที่เผยแพร่ตามระเบียบ แก่ ผู้รับประกาศประกวดราคาในหน่วยสารบรรณกลางที่ได้รับการแต่งตั้ง (หรือ ผู้รับประกาศประกวดราคาในหน่วยงานธุรการหรือหน่วยงานอื่นที่ได้รับการแต่งตั้ง สำหรับหน่วยงานในภูมิภาค) ทันทีในวันที่บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา โดยให้ลงชื่อรับมอบในทะเบียนประกาศประกวดราคา
                    3.4.2 ผู้รับประกาศประกวดราคาในหน่วยสารบรรณกลาง (หรือ ผู้รับประกาศประกวดราคาในหน่วยงานธุรการหรือหน่วยงานอื่น สำหรับหน่วยงานในภูมิภาค) ดำเนินการดังนี้

• ลงทะเบียนหนังสือส่ง
• จัดทำใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน (ตามแบบแนบท้าย 3) พร้อมสำเนา
• จัดเตรียมซองประกาศประกวดราคาพร้อมประกาศประกวดราคาและเอกสารประกวดราคาแล้วแต่กรณี และจ่าหน้าซอง
• บรรจุประกาศประกวดราคาและเอกสารประกวดราคาแล้วแต่กรณี ใส่ซองและปิดผนึกต่อหน้าผู้นำส่งประกาศประกวดราคาที่ได้รับการแต่งตั้ง
• ส่งมอบซองประกาศประกวดราคาพร้อมใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน ให้ผู้นำส่งประกาศประกวดราคาลงชื่อรับในทะเบียนหนังสือส่ง

                    3.4.3 ผู้นำส่งประกาศประกวดราคาจัดส่งให้ที่ทำการไปรษณีย์ โดยลงลายมือชื่อ ผู้นำส่งประกาศประกวดราคาและพนักงานรับฝากพร้อมกัน ทั้งนี้ให้ระบุชื่อ นามสกุล และวันเวลาให้ครบถ้วน ทั้งต้นฉบับและสำเนาใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน แล้วผู้นำส่งประกาศประกวดราคารับมอบสำเนาใบนำส่งดังกล่าวมาส่งมอบให้หัวหน้าหน่วยสารบรรณกลาง (หรือ หัวหน้าหน่วยงานธุรการ สำหรับหน่วยงานในภูมิภาค) เก็บรักษา
                    การดำเนินการตามข้อ 3.4.2 และ 3.4.3 ให้กระทำให้แล้วเสร็จภายในวันที่ได้รับประกาศประกวดราคาจากผู้บันทึกทะเบียนประกาศประกวดราคา หรืออย่างช้าภายในวันทำการถัดไป ทั้งนี้ให้กระทำก่อนการให้หรือขายเอกสารประกวดราคาไม่น้อยกว่า 7 วันทำการ
                    3.4.4 ในกรณีที่ต้องการขอถอนคืน แก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงจ่าหน้า ที่ฝากส่งกับเจ้าหน้าที่ไปรษณีย์ไว้แล้ว ให้หน่วยงานทำหนังสือถึงหัวหน้าที่ทำการไปรษณีย์ที่ฝากส่ง แล้วมอบให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการฝากส่งดำเนินการดังนี้

• ติดต่อ ณ ที่ทำการไปรษณีย์เพื่อขอถอนคืนหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลงจ่าหน้า โดยแสดงหลักฐานประจำตัว สำเนาใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน (ฉบับเดิม) และตัวอย่างจ่าหน้าที่ต้องการขอถอนคืน แก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงจ่าหน้า
• ตรวจสอบการบันทึกการขอถอนคืน แก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงจ่าหน้า ในใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน (ฉบับเดิม) ทั้งต้นฉบับและสำเนาพร้อมการลงลายมือชื่อ ระบุชื่อ นามสกุล และวันเวลาของเจ้าหน้าที่ไปรษณีย์ว่าถูกต้องครบถ้วน หรือไม่
• รับมอบสำเนาใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน (ฉบับเดิม) ที่บันทึกการแก้ไขแล้วและซองที่ขอถอนคืน(ถ้ามี) จากเจ้าหน้าที่ไปรษณีย์
• ส่งมอบสำเนาใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน (ฉบับเดิม) ที่บันทึกการแก้ไขแล้วและซองที่ขอถอนคืน(ถ้ามี) ให้หัวหน้าหน่วยสารบรรณกลาง (หรือ หัวหน้าหน่วยงานธุรการ สำหรับหน่วยงานในภูมิภาค)

                    3.4.5 ให้หัวหน้าหน่วยสารบรรณกลาง (หรือ หัวหน้าหน่วยงานธุรการ สำหรับหน่วยงานในภูมิภาค) ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของสำเนาใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือนตามข้อ 3.4.3 และ 3.4.4 หากไม่ถูกต้องให้รายงานหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุเพื่อพิจารณาดำเนินการ

                เมื่อส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจ และหน่วยงานอื่นของรัฐนำซองประกาศประกวดราคาพร้อมหลักฐานใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน (ใบนำส่ง ฯ) มายื่นต่อเจ้าหน้าที่ไปรษณีย์ เพื่อฝากส่งเข้าสู่ทางไปรษณีย์โดยใช้บริการไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) หรือบริการไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) ตอบรับ ให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องดำเนินการดังนี้

                1.1   พนักงานรับฝากที่ได้รับการแต่งตั้งตรวจสอบความถูกต้องของไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) ที่นำมาฝากส่งให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์หรือเงื่อนไขที่กำหนด เช่น ตรวจสอบการหุ้มห่อ ขนาด น้ำหนัก จ่าหน้าชื่อและที่อยู่ของผู้รับและผู้ฝากส่ง ให้มีรายละเอียดครบถ้วน รายละเอียดในแบบพิมพ์ใบรับฝากไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (ป.187) ให้ชื่อผู้รับตรงกับจ่าหน้าที่ปรากฏบนห่อ/ซองหรือใบนำส่งฯ ใบนำส่ง ฯ มีลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการฝากส่งตรงกับที่ให้ไว้กับที่ทำการไปรษณีย์ เป็นต้น
                1.2   เมื่อตรวจสอบแล้วถูกต้อง ให้ดำเนินการรับฝาก โดยปฏิบัติเกี่ยวกับการรับฝากไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) ตามขั้นตอนและวิธีปฏิบัติที่กำหนดในระเบียบที่เกี่ยวข้อง พร้อมบันทึกรายการในใบนำส่ง ฯ และใบรับฝากไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (ป.187) ลงลายมือชื่อผู้นำส่งประกาศประกวดราคาและพนักงานรับฝากในใบนำส่งฯ ทั้งต้นฉบับและสำเนาโดยพร้อมกัน ทั้งนี้ให้ระบุชื่อ นามสกุล พร้อมวันเวลาให้ครบถ้วน และพนักงานรับฝากประทับตราประจำวันให้ชัดเจนเพื่อเป็นหลักฐานการรับฝาก แล้วมอบสำเนาใบนำส่งฯ ให้ผู้นำส่งประกาศประกวดราคา ต้นฉบับใบนำส่งฯ เก็บเป็นหลักฐานประจำที่ทำการ
                1.3   ให้พนักงานรับฝาก ส่งมอบไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) ที่รับฝากไว้แล้วให้แก่เจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นกรรมการปิดถุง โดยกรอกรายละเอียดในรายการรับส่งมอบไปรษณีย์ภัณฑ์/พัสดุไปรษณีย์ ภายในที่ทำการ....(ป 210) เพื่อเป็นหลักฐานในการรับ-ส่งมอบ พร้อมทั้งลงชื่อรับ-ส่งมอบต่อกันให้ครบถ้วน

                เจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นกรรมการปิดถุง ตรวจสอบจำนวน ความเรียบร้อยของห่อ/ซองไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) เมื่อเห็นว่าถูกต้องเรียบร้อย ให้ดำเนินการคัดแยกออกเป็น 2 พวก คือ

                2.1   กรณีนำจ่ายในพื้นที่เขตจ่ายรับผิดชอบของที่ทำการไปรษณีย์ต้นทาง ให้ส่งมอบกับเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นกรรมการเปิดถุง เพื่อทำการประทับตราประจำวันที่ด้านหลังห่อ/ซอง แล้วส่งมอบให้เจ้าหน้าที่นำจ่ายที่เป็นพนักงานการสื่อสาร ฯ ที่ได้รับการแต่งตั้ง โดยจัดทำบัญชีควบคุมการนำจ่ายไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (ป.187 พิเศษ) หรือบัญชีควบคุมการนำจ่ายไปรษณีย์ภัณฑ์รับรอง/ลงทะเบียน/ไปรษณีย์ด่วนพิเศษ/พัสดุไปรษณีย์ในประเทศภายนอกที่ทำการ (ป.184) เพื่อดำเนินการต่อไป
                2.2   กรณีต้องขนส่งต่อไปเพื่อนำจ่ายในพื้นที่เขตจ่ายรับผิดชอบของที่ทำการไปรษณีย์แห่งอื่น ให้ดำเนินการจัดทำเอกสารในการขนส่ง โดยลงรายการในบัญชีกำกับถุงไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (ป.29) ให้ครบถ้วน และระบุเลขหมายของไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) แต่ละชิ้น พร้อมลงชื่อกรรมการปิดถุง และประทับตราประจำวัน แล้วดำเนินการปิดถุง โดยจัดทำบัญชีมอบหมายถุงไปรษณีย์ (ป.58 พิเศษ) ส่งมอบถุงให้กับผู้ขนส่ง ตามกำหนดเวลาและระบบการขนส่งที่วางไว้

                3.1   เจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นกรรมการเปิดถุง ตรวจสอบจำนวนถุง ความเรียบร้อยของถุงกับบัญชีมอบหมายถุงไปรษณีย์ (ป.58 พิเศษ ) ให้ถูกต้องตรงกัน
                3.2   เมื่อตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อย ให้เปิดถุงเพื่อนำไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) ที่บรรจุภายในออกมาตรวจสอบความเรียบร้อย เช่น เลขที่ EMS แต่ละชิ้น จำนวนที่ได้รับ รวมทั้งสภาพห่อ/ซอง ให้ถูกต้องตรงกับบัญชีกำกับถุงไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (ป.29) หากถูกต้องเรียบร้อยให้ประทับตราประจำวันนำจ่ายที่ด้านหลังห่อ/ซอง แล้วส่งมอบให้เจ้าหน้าที่นำจ่ายที่เป็นพนักงานการสื่อสาร ฯ ที่ได้รับการแต่งตั้ง โดยจัดทำบัญชีควบคุมการนำจ่ายไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (ป.187 พิเศษ) หรือ บัญชีควบคุมการนำจ่าย ฯ (ป.184) โดยกรอกรายละเอียดส่งมอบ เช่น เลขหมายไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) แต่ละชิ้น จำนวนชิ้นที่ส่งมอบ แล้วให้เจ้าหน้าที่นำจ่ายลงชื่อ พร้อมวันเดือนปี และเวลาที่รับมอบ
                3.3   เมื่อเจ้าหน้าที่นำจ่าย นำจ่ายไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) ให้แก่ผู้รับประกาศประกวดราคาเรียบร้อยแล้ว ให้ผู้ควบคุมการนำจ่ายเรียกหลักฐานการนำจ่าย ที่ผู้รับลงชื่อ พร้อมวันเวลาแล้วคืนจากเจ้าหน้าที่นำจ่าย ตรวจสอบความเรียบร้อยของหลักฐานการนำจ่าย เมื่อเห็นว่าถูกต้องเรียบร้อย จึงเก็บเป็นหลักฐานไว้ต่อไป

                เมื่อได้รับหนังสือการขอถอนคืน แก้ไข หรือ เปลี่ยนแปลงจ่าหน้า จากหน่วยงานผู้ฝากส่ง ให้เจ้าหน้าที่ไปรษณีย์ดำเนินการดังนี้

• ตรวจสอบหลักฐานประจำตัวของเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการฝากส่ง สำเนาใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน (ฉบับเดิม) และตัวอย่างจ่าหน้าสิ่งของที่ต้องการถอนคืน แก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงจ่าหน้า
• บันทึกการขอถอนคืน แก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงจ่าหน้า ลงในใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน (ฉบับเดิม) ทั้งต้นฉบับและสำเนาพร้อมลงลายมือชื่อ ระบุชื่อ นามสกุล และวันเวลาให้ครบถ้วน
• ส่งมอบสำเนาใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน (ฉบับเดิม) ที่บันทึกการแก้ไขแล้วและซองที่ขอถอนคืน (ถ้ามี) ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการฝากส่ง

                ผู้รับซองประกาศประกวดราคาที่ได้รับการแต่งตั้ง เมื่อได้รับซองประกาศประกวดราคาจากบุรุษไปรษณีย์ หรือผู้นำส่งประกาศประกวดราคา ให้ลงทะเบียนหนังสือรับ แล้วส่งมอบประกาศประกวดราคาพร้อมซองให้ผู้รับประกาศประกวดราคาในหน่วยเผยแพร่ที่ได้รับการแต่งตั้ง โดยลงชื่อรับมอบในทะเบียนหนังสือรับ ทั้งนี้ให้กระทำให้แล้วเสร็จภายในวันเดียวกันกับวันที่ได้รับประกาศประกวดราคา หรืออย่างช้าภายในวันทำการถัดไป

                2.1   ผู้รับประกาศประกวดราคาในหน่วยเผยแพร่ เมื่อได้รับประกาศประกวดราคาพร้อมซองให้ลงทะเบียนหนังสือรับในหน่วยเผยแพร่ แล้วแยกประกาศประกวดราคาพร้อมซองที่ยังไม่พ้นกำหนดเวลาการขายหรือจ่ายแจกเอกสารประกวดราคา ส่งมอบให้ผู้เผยแพร่ที่ได้รับการแต่งตั้ง โดยให้ลงชื่อรับมอบ ในทะเบียนหนังสือรับในหน่วยงานเผยแพร่
                2.2   ผู้เผยแพร่เมื่อได้รับประกาศประกวดราคาพร้อมซองตามข้อ 2.1 แล้ว ให้ดำเนินการเผยแพร่ตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ทางโทรทัศน์ หรือทางวิทยุ หรือปิดประกาศ หรือดำเนินการเผยแพร่โดยวิธีอื่น โดยลงชื่อ วัน เดือน ปี ที่เผยแพร่ในประกาศประกวดราคา และเก็บรักษาเทปการออกอากาศข่าวการประกวดราคา หรือเอกสารการเผยแพร่โดยวิธีอื่นไว้ไม่ต่ำกว่า 90 วัน
                การดำเนินการตามข้อ 2.1 และ 2.2 ให้กระทำให้แล้วเสร็จภายในวันที่รับประกาศประกวดราคาหรืออย่างช้าภายในวันทำการถัดไป
                2.3   หลังจากเผยแพร่ตามข้อ 2.2 แล้ว ให้ผู้เผยแพร่ส่งมอบประกาศประกวดราคาพร้อมซองที่เผยแพร่แล้วให้ผู้รับประกาศประกวดราคาในหน่วยเผยแพร่ โดยลงชื่อส่งมอบในทะเบียนหนังสือรับ ตามข้อ 2.1
                2.4   ผู้รับประกาศประกวดราคาในหน่วยเผยแพร่ รวบรวมประกาศประกวดราคาพร้อมซองที่ไม่ได้ส่งให้ผู้เผยแพร่ ตามข้อ 2.1 เนื่องจากเลยกำหนดเวลาการขายหรือจ่ายแจกเอกสารประกวดราคา ส่งให้ผู้รับซองประกาศประกวดราคาตามข้อ 1 โดยลงชื่อรับในทะเบียนหนังสือรับของหน่วยเผยแพร่ เพื่อให้หน่วยงานแจ้งสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินทราบทุก 6 เดือน
                2.5   ให้เก็บรักษาทะเบียนหนังสือรับของหน่วยรับซองตามข้อ 1 และทะเบียนหนังสือรับของหน่วยเผยแพร่ตามข้อ 2.1 ไว้เพื่อการตรวจสอบ เช่นเดียวกับเอกสารทางการเงินและบัญชี

3. การตรวจสอบ

                ให้ผู้ตรวจสอบภายใน ตรวจสอบการดำเนินการเกี่ยวกับการเผยแพร่ข่าวสารการประกาศประกวดราคาตามข้อ 1 และ 2 ข้างต้น แล้วรายงานผลการตรวจสอบให้หัวหน้าหน่วยงานเพื่อทราบและพิจารณาดำเนินการ

(แบบแนบท้าย 1)

แบบแนบท้าย 3

                  ใบนำส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ด่วนพิเศษ (EMS) โดยชำระ

                                                                                                    ส่งครั้งที่………/…….

                                                                     วันที่………เดือน………………พ.ศ………….

เรียน หัวหน้าที่ทำการไปรษณีย์…………………..

                ขอนำส่งไปรษณีย์ด่วนพิเศษประเภทประกาศประกวดราคาของ (ชื่อฝากส่ง) ………................................................ …………………………….ซึ่งได้รับอนุญาตให้ฝากส่งได้ตามใบอนุญาตเลขที่………………….

ดังรายการต่อไปนี้

                                                                                                ตราประจำวัน

ลงชื่อ……………………………

      (………………………..…)                                                      ลงชื่อ…………………………..

  เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการฝากส่ง                                                         (……………………..)

ลงชื่อ………………………………                                                             พนักงานรับฝาก

      (…………………………..)                                                     วันที่ ../…./…. เวลา…………

      ผู้นำส่งประกาศประกวดราคา

  วันที่…../…../….. เวลา……………